Moni laskun vastaanottaja pelkää menettävänsä oikeutensa, jos ei reagoi välittömästi liian suureen tai virheelliseen laskuun. Huoli voi koskea tilannetta, jossa vastaanottaja ei ole huomannut laskun virheellisyyttä tai on jo ehtinyt maksaa virheellisen suuruisen laskun – tai jopa useita tällaisia laskuja – ennen virheen havaitsemista.
Liiketoiminnassa on tavanomaista, että laskuihin eksyy välillä virhe – se voi olla liian suuri, sisältää virheellisiä eriä tai perustua väärään hintaan. Tässä artikkelissa käsitellään reklamaatiovelvollisuutta laskujen yhteydessä ja erityisesti sitä, milloin virheellisestä laskusta ei tarvitse reklamoida ja miksi.
Mitä reklamaatiolla tarkoitetaan ja mikä on sen tarkoitus?
Reklamaatiolla tarkoitetaan sopimusrikkomuksesta kärsineen osapuolen tekemää virheilmoitusta sopimusrikkomuksen tehneelle osapuolelle siitä, että tämä ei ole tehnyt sopimuksenmukaista suoritusta.
Reklamaatio on neutraali ilmoitus sopimusrikkomuksen tapahtumisesta. Reklamaatiolle ei ole määrämuotoa, vaan se voidaan tehdä yleensä suullisestikin. Kirjallinen reklamaatio on kuitenkin suositeltava, jotta reklamaation tapahtuminen on tarvittaessa helpommin todennettavissa. Reklamaatiossa tulee yksilöidä se, millaisesta virheestä on kyse, ja lisäksi mainita, ettei sopimusosapuolen suoritus ole ollut sopimuksenmukainen. Huomioitava on myös se, että reklamaation tulee koskea kaikkia niitä virheitä, joihin osapuoli haluaa vedota.
Reklamaatiovelvollisuuden taustalla on useita tavoitteita. Se suojaa luottamusta, joka ajan myötä kehittyy vallitseviin olosuhteisiin. Reklamaation laiminlyönti voi synnyttää suoritusvelvolliselle perustellun odotuksen siitä, että hänen tekemänsä suoritus on ollut oikea-aikainen ja virheetön. Reklamaatio antaa myös vastapuolelle mahdollisuuden kerätä todisteita suorituksensa oikeellisuudesta ja korjata virhe mahdollisimman vähin kustannuksin.
Reklamaatiovelvollisuus on yksi sopimusoikeudellisista passiivisuusseuraamuksista. Tämä tarkoittaa, että velkoja voi menettää saamisoikeutensa kokonaan tai osittain, jos hän pysyy passiivisena liian pitkään.
Miksi virheellisestä laskusta ei tarvitse reklamoida?
Laskun oikeudellinen luonne
Oikeuskirjallisuudessa vakiintuneen näkemyksen mukaan laskun lähettämisessä ei ole kysymys varsinaisesti osapuolten välillä sovitun suoritusvelvollisuuden täyttämisestä. Sen sijaan velkoja myötävaikuttaa velallisen suoritukseen antamalla oikeansuuruisen maksun tekemiseksi tarvittavat tiedot, kuten tilinumeron ja tiedon saatavan suuruudesta. Laskua itsessään ei siis mielletä sopimuksen mukaiseksi suoritukseksi, vaan tekniseksi välineeksi, joka mahdollistaa maksun suorittamisen.
Oikeuskirjallisuuden ja sopimusvapauden periaate
Oikeuskirjallisuudessa on vakiintuneesti katsottu, että laskuttajan lähettäessä laskunsaajalle sovittua suuremman laskun, tästä ei lähtökohtaisesti olisi tarpeen erikseen reklamoida. Myyjä ei voi laskun avulla muuttaa tehtyä sopimusta omaksi edukseen, vaikka ostaja jättäisikin reklamoimatta laskusta. Tällöin ainoa vaikutus on reklamoimatta jättäneen tahon näyttötaakka alkuperäisestä hinnasta.
Osapuolet voivat toki sopimusvapautensa puitteissa sopia laskuja koskevasta reklamaatiovelvollisuudesta. Tällöinkään laskulla ei kuitenkaan voida yksipuolisesti muuttaa sopimuksen sisältöä, mutta reklamaatiovelvollisuus määräytyy sopimuksessa erikseen sovitusti.
Oikeuskäytäntö vahvistaa periaatteen
Korkeimman oikeuden ratkaisu KKO 2025:27
Korkein oikeus vahvisti selkeästi oikeuskirjallisuuden vakiintuneen kannan tuoreessa ratkaisussaan. Tapauksessa oli kysymys muun muassa virheellisten laskujen lähettämistä koskevasta reklamaatiovelvollisuudesta.
Korkein oikeus totesi yhteenvetona, että reklamaatiovelvollisuus koskee lähtökohtaisesti sopimusrikkomusta, eli virheellisyyttä vastapuolen suorituksessa. Laskujen lähettämisessä oli korkeimman oikeuden mukaan kysymys toimenpiteestä, joka on mahdollistanut vuokralaiselle oman maksuvelvollisuutensa täyttämisen asianmukaisesti.
Vuokranantajan lähettämät virheelliset laskut eivät olleet vaikuttaneet sopimuksen sisältöön, eikä kysymys ollut sellaisesta sopimusrikkomuksesta, josta olisi seurannut vuokralaiselle velvollisuus reklamoida vuokranantajalle uhalla, että vuokralainen muutoin menettää oikeutensa vaatia sopimuksenvastaisen laskutuksen oikaisua. Vuokralaisella oli näin ollen virheellisen laskutuksen havaittuaan oikeus vaatia takaisin liikaa maksamansa vuokra huolimatta siitä, että vuokralainen oli maksanut vuokrasuhteen alkamisesta lähtien useiden kuukausien ajan virheelliseen laskutukseen perustuvat laskut niistä reklamoimatta.
Korkein oikeus viittasi myös vanhempiin ratkaisuihinsa, joiden perusteella kantajalla oli oikeus vaatia virheellisten laskujen perusteella liikaa maksamansa määrän vielä sen jälkeen, kun sopimuksen vastaisia laskuja oli maksettu huomautuksitta usean vuoden ajan.
Hovioikeuskäytäntö tukee samaa linjaa
Vaasan hovioikeus on todennut ratkaisussaan 15.12.2023, että sopimusosapuolella ei ole velvollisuutta reklamoida vastapuolelleen sellaisista sopimusrikkomuksen perustavista seikoista, joista tämä on tietoinen ja joiden osalta tämä ei voi perustellusti olettaa täyttäneensä sopimusvelvoitteitaan eikä myöskään olettaa vastapuolen hyväksyneen sopimuksenvastaista suoritusta.
Hovioikeus katsoi, ettei yhtiöllä ollut velvollisuutta reklamoida eläimiin kohdistuneista, jo maksetuista kasvatusmaksuista säilyttääkseen oikeutensa vaatia näitä kasvatusmaksuja takaisin itselleen. Reklamaation puuttuminen ei johtanut yhtiön oikeudenmenetykseen näiltä osin.
Esimerkki käytännöstä
Yrityksesi on sopinut toimittajan kanssa 1 000 euron kuukausittaisesta palvelumaksusta. Toimittaja lähettää virheellisesti 1 500 euron laskun.
Sinun ei tarvitse reklamoida tästä säilyttääksesi oikeutesi maksaa vain sovittu 1 000 euroa. Voit maksaa sopimuksen mukaisen summan ilman, että menetät oikeussuojaasi.
Jos kuitenkin maksat huomaamattasi 1 500 euroa, sinulla on oikeus vaatia 500 euron liikamaksu takaisin myöhemminkin – vaikka olisit maksanut virheellistä laskua kuukausia tai jopa vuosia huomauttamatta.
Käytännön suositukset
Vaikka virheellisen laskun reklamoimatta jättäminen ei aiheutakaan suoria oikeudenmenetyksiä, ei tämä tarkoita sitä, etteikö reklamoimatta jättämisellä voi olla käytännössä oikeudellisia seuraamuksia. Käytännön elämässä laskun reklamoimatta jättäminen ja mahdollinen maksaminen voi johtaa siihen, että jälkikäteinen laskun kiistäminen ja jo tehdyn suorituksen takaisin periminen osoittautuu ylivoimaisen vaikeaksi.
Esimerkki:
Yrityksesi on sopinut yrityksen omistaman rakennuksen katon korjauksesta tuntiveloitusperusteisesti. Tuntihinta on jäänyt sopimatta. Urakoitsija suorittaa työn ja laskuttaa kahdeksan tunnin työstä 60 euroa tunnilta. Mikäli lasku maksetaan reklamoimatta, on yrityksesi yleensä käytännössä hyvin vaikea jälkikäteen väittää, että tuntimäärä tai tuntiveloitus on perusteeton. Mikäli tuntihinnaksi sitä vastoin oli sovittu 50 euroa tunnilta, niin asiassa on helppoa esittää palautusvaatimus tuntihintojen erotuksen osalta myöhemminkin.
Toinen hyvä syy erillisen reklamaation tekemiseen on väärinkäsitysten ja turhien oikeudenkäyntien välttäminen. Mikäli lasku jätetään maksamatta reklamoimatta sitä, syntyy laskun lähettäjälle helposti käsitys siitä, että lasku on sinänsä riidaton ja perittävissä laskun vastaan ottajalta tarvittaessa tuomioistuin teitse. Tällöin osapuolet voivat ajautua turhaan oikeudenkäyntiin, joka olisi ollut vältettävissä huolellisesti laaditulla reklamaatiolla.
Seuraavat käytännön vinkit auttavat välttämään ongelmia sopimussuhteissa:
Tarkista laskut huolellisesti. Vaikka reklamaatiovelvollisuutta ei ole, on aina järkevää tarkistaa saapuneet laskut ja huomauttaa havaituista virheistä. Tämä nopeuttaa asian selvittämistä ja estää väärinkäsityksiä.
Dokumentoi havainnot. Jos havaitset laskussa virheen, dokumentoi se ja ilmoita asiasta laskuttajalle kirjallisesti. Näin sinulla on todiste siitä, että olet huomauttanut asiasta.
Älä maksa virheellistä laskua. Jos lasku on selvästi virheellinen, älä maksa sitä sellaisenaan. Ota yhteyttä laskuttajaan ja pyydä oikaistu lasku.
Säilytä todisteet. Pidä huolta siitä, että sinulla on tallessa sopimukset, laskut ja muu kirjeenvaihto. Nämä voivat olla ratkaisevia, jos joudut myöhemmin näyttämään toteen, mitä on sovittu.
Laskuttajana toimi huolellisesti. Jos lähetät laskuja, varmista niiden oikeellisuus. Virheellinen laskutus ei muuta sopimuksen sisältöä virheellisen laskun mukaiseksi, vaikka vastaanottaja ei reklamoisi.
Yhteenveto
Virheellisen laskun lähettämistä ei voida pitää sellaisena sopimusrikkomuksena, josta laskun vastaanottajalle syntyisi velvollisuus reklamoida. Korkein oikeus on vahvistanut, että laskujen lähettämisessä on kysymys toimenpiteestä, joka mahdollistaa velalliselle oman maksuvelvollisuutensa täyttämisen asianmukaisesti.
Tämä periaate suojaa osapuolten oikeusturvaa ja estää sen, että sopimuksen sisältöä voitaisiin muuttaa yksipuolisesti virheellisen laskutuksen kautta. Laskun vastaanottajalla on oikeus vaatia takaisin liikaa maksamansa määrä, vaikka hän olisi maksanut virheellisiä laskuja pitkänkin aikaa niistä huomauttamatta.
Vaikka virheellisestä laskusta ei lähtökohtaisesti tarvitse reklamoida oikeudellisessa mielessä, on käytännössä silti suositeltavaa huomauttaa laskun lähettäjälle havaituista virheistä. Tämä nopeuttaa asian selvittämistä ja vähentää väärinkäsitysten sekä laskujen virheitä koskevien todistusongelmien riskiä.
Salingre Asianajotoimisto
[email protected]
+358 50 553 1884