Uusi yhteistoimintalaki (1333/2021) astui voimaan 1.1.2022 kumoten samalla yhteistoiminnasta yrityksissä annetun lain (334/2007). Uudistetun lain tarkoituksena on edistää työpaikoilla toimintakulttuuria, jossa työnantaja ja henkilöstö toimivat yhteistoiminnan hengessä toistensa oikeuksia ja velvollisuuksia kunnioittaen ja ottaen samalla huomioon toistensa edut. Tarkoituksena on lisäksi yrityksen toiminnan ja työyhteisön jatkuvaisluontoinen kehittäminen toiminnan tuloksellisuutta ja työhyvinvointia parantaen.
Uuden nimen ohella uusi laki sisältää merkittäviä uudistuksia vanhaan lakiin nähden. Tässä kirjoituksessa nostan esiin kaksi keskeistä uudistusta, jotka työnantajan on huomioitava toiminnassaan välittömästi: jatkuvan vuoropuheluvelvoitteen sekä muutosneuvotteluja koskevat muutokset.
Mitä huomioitavaa jatkuva vuoropuheluvelvoite aiheuttaa?
Uusi laki asettaa työnantajalle velvoitteen käydä säännönmukaisesti vuoropuhelua henkilöstön edustajan kanssa. Velvoite on uusi, sillä aikaisemmin henkilöstön edustajan kanssa käyty keskusteluvelvoite rajoittui lähinnä yhteistoimintamenettelyihin sekä työnantajan säännöllisesti henkilöstön edustajalle toimittamiin tietoihin, kuten tietoihin yrityksen taloudellisesta tilasta, henkilöstön palkkatiedoista tai työsuhteista. Jatkuvan vuoropuhelun tarkoituksena on edistää riittävää ja oikea-aikaista tiedonkulkua ja henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia koskien heidän työtään, työolojaan tai asemaansa. Siten vuoropuhelun on koskettava seuraavia aiheita:
- yrityksen tai yhteisön kehitysnäkymiä ja taloudellista tilannetta;
- työpaikan sääntöjä, käytäntöjä ja toimintaperiaatteita;
- työvoiman käyttötapoja ja henkilöstön rakennetta;
- osaamistarpeita ja osaamisen kehittämistä;
- työhyvinvoinnin ylläpitämistä ja edistämistä; sekä
- muita lain 12 §:ssä listattuja asioita, jotka perustuvat muihin lakeihin kuin yhteistoimintalakiin
Työnantajan on käytävä vuoropuhelua vähintään 4 kertaa vuodessa järjestettävissä kokouksissa. Mikäli yrityksessä tai yhteisössä on alle 30 työntekijää, on vuoropuhelua riittävä käydä 2 kertaa vuodessa, ellei työpaikalla toisin sovita. Mikäli henkilöstöllä ei ole edustajaa, voidaan vuoropuheluvelvoite toteuttaa vähintään kerran vuodessa järjestämällä yhteinen tilaisuus.
Osana vuoropuhelua työnantajan on laadittava yhdessä henkilöstön edustajan kanssa työyhteisön kehittämissuunnitelma, minkä tähtäimenä on työyhteisön suunnitelmallinen ja pitkäjänteinen kehittäminen. Kehittämissuunnitelmaan sisältyy osin vastaavia asioita kuin vanhan lain edellyttämään henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaan, mutta sen tarkoituksena on kiinnittää laajemmin huomiota työyhteisön hyvinvointia tukeviin kysymyksiin ja työvoiman käyttötapoihin.
Mikäli työnantaja laiminlyö vuoropuheluvelvoitteen taikka jättää kehittämissuunnitelman laatimatta tai ylläpitämättä, on kyseessä rikosoikeudellisesti rangaistava teko. Työnantaja tai tämän edustaja voidaan tuomita yhteistoimintavelvoitteen rikkomisesta sakkoon, mikäli työnantaja tai tämän edustaja ei korjaa menettelyään yhteistoiminta-asiamiehen antamasta kehotuksesta huolimatta. Näin ollen työnantajan onkin tärkeä huomioida jatkuvaan vuoropuheluun liittyvät velvoitteensa, johon kuuluu edellä kerrottujen lisäksi myös säännöllinen tiedonantovelvollisuus henkilöstön edustajalle.
Muutosneuvotteluita koskevia velvoitteita täsmennetty
Muutosneuvotteluilla tarkoitetaan neuvotteluita, joissa käsitellään alla listattujen henkilöstöön kohdistuvien toimenpiteiden perusteita, vaikutuksia ja niiden vaihtoehtoja. Uudessa laissa kaksi lukua yhdistettiin yhdeksi luvuksi, mikä tekee laista työnantajalle helpommin luettavan. Muutosneuvottelujen piiriin kuuluvat asiat ovat säilyneet käytännössä ennallaan. Neuvottelut on käytävä, kun:
– työnantaja harkitsee taloudellisella tai tuotannollisella perusteella työntekijöiden irtisanomista, lomauttamista, osa-aikaistamista ja työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolista muuttamista; sekä
– työnantaja harkitsee sen työnjohtovallan piiriinsä kuuluvien työntekijöiden asemaan vaikuttavia olennaisia muutoksia työtehtäviin, työmenetelmiin, töiden järjestelyyn, työtilojen järjestelyyn tai säännölliseen työajan järjestelyyn, jotka johtuvat mm. yrityksen tai yhteisön tai niiden jonkin osan lopettamisesta, uuden teknologian käyttöönotosta tai työn organisointiin tai järjestelyihin tehtävistä muutoksista.
Muutosneuvottelut on ajoitettava vaiheeseen, jossa työnantaja pelkästään harkitsee edellä mainittuja toimenpiteitä. Käytännössä aikaisemminkin neuvottelut on tullut käydä ennen varsinaisia toimenpiteitä, mutta uudessa laissa velvoite on kirjattu nimenomaisesti lakiin. Näin ollen muutosneuvotteluiden aloittaminen ennen päätösten tekemistä on ehdotonta. Tämä onkin tärkeä huomioida erityisesti niissä Suomessa sijaitsevissa yrityksissä, joita koskevat päätökset tehdään ulkomailla ja päättävä taho ei tunne vastaavalla tasolla Suomen lainsäädäntöä.
Ennen muutosneuvotteluiden aloittamista annetaan kirjallinen neuvotteluesitys. Vanhan lain tavoin työnantajan tulee antaa neuvotteluesitys 5 päivää ennen neuvotteluiden aloittamista, kun neuvottelut koskevat työntekijöiden irtisanomista, lomauttamista, osa-aikaistamista tai työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolista muuttamista. Mikäli kyse on puolestaan työntekijän asemaan vaikuttavasta olennaisesta muutoksesta, on työnantajan annettava neuvotteluesitys ennen muutosneuvotteluiden aloittamista. Aikaisemmin edellytyksenä oli ”niin ajoissa kuin mahdollista”.
Uuden lain myötä työnantajalla on neuvotteluiden kuluessa velvollisuus vastaanottaa henkilöstön edustajan tekemiä kirjallisia ehdotuksia ja vaihtoehtoisia ratkaisuja. Työnantajan on myös neuvotteluiden kuluessa ilmoitettava henkilöstön edustajalle, mikäli tämä ei pidä ehdotusta tai vaihtoehtoista ratkaisua tarkoituksenmukaisena tai toteuttamiskelpoisena sekä perusteet tälle.
Mikäli työnantaja ei noudata muutosneuvotteluita koskevia säännöksiä, voidaan työnantaja määrätä maksamaan irtisanotulle, lomautetulle, osa-aikaistetulle tai työsopimuksen olennaisen ehdon muutoksen kohteena olevalle työntekijälle jopa 35 000 euron suuruinen hyvitys.
Milloin toimiin on ryhdyttävä?
Uuden lain säännökset ovat astuneet voimaan 1.1.2022 ja esimerkiksi vuoropuhelun toteuttamista ja muutosneuvotteluita koskevat velvoitteet ovat astuneet voimaan välittömästi. Tästä johtuen työnantajan onkin ryhdyttävä pikaisesti toimiin neljännesvuosittain järjestettävän vuoropuhelun suorittamiseksi.
Aikaisemmin voimassa olleen lain mukaisesti tehty henkilöstö- ja koulutussuunnitelma on päivitettävä vastaamaan uuden yhteistoimintalain 9 §:n mukaista kehittämissuunnitelmaa ja sen vaatimuksia vuoden 2022 loppuun mennessä.
Mikäli muusta laista johtuva vuoropuheluvelvoitteen alaan kuuluva asia on käsitelty tai laadittu ennen uuden lain voimaantuloa, ei asiaa tarvitse lakimuutoksen johdosta käsitellä uudestaan. Myös vanhan lain voimassa ollessa nostetut tietyt työnantajan aloitteet, neuvottelualoitteet sekä neuvotteluesitykset käydään loppuun vanhan lain säännöksiä noudattaen.
Nyt onkin hyvä aika testata eri toimintatapoja, joilla jatkuvaa vuoropuheluvelvoitetta toteutetaan ja löytää tapa, joka sopii juuri teidän yrityksellenne. Lainsäädäntö on jättänyt vapaat kädet työnantajalle sen suhteen, kuinka vuoropuhelua käydään. Oikean toimintatavan löytäminen on paras tae avoimen ja keskustelevan kulttuurin syntymiselle työpaikalla.
Kaisa Maukonen
Associate Trainee